ICCA: Association Bidding Hybirt Panel’inde Yeni Fiyat Teklifi Trendleri Tartışıldı

Toplantı sektöründen dernek liderleri ve önde gelen tedarikçiler, ICCA’nın bir hibrid çalıştayı olan Amsterdam Beurs van Berlage’deki ICCA Research, Sales and Marketing Programme’ından (RSMP – Araştırma, Satış ve Pazarlama Programı) yapılan canlı yayında, en yeni dernek toplantıları fiyatlandırmaları trendlerini masaya yatırdı.

Hibrid çalıştaya Live Online Events (LOE) destek verirken, Tayland Kongre ve Fuar Bürosu da sponsorluğu yaptı. 35 ülkeden gelen 140’tan fazla RSMP delegesi Beurs van Berlage’daki canlı oturuma katılırken, 30 ICCA üyesi uydu üzerinden, 400 civarı katılımcı da #AssociationBidding ‘hashtag’i vasıtasıyla çalıştayı izleme şansını elde etti.

“#AssociationBidding: Beauty, strategy or cash? (Dernek ihalelerinde güzellik mi, strateji mi yoksa para mı?)” adı verilen oturum ICCA CEO’su Martin Sirk tarafından modere edildi.

ICCA sıralamasında yer alan ilk 20 ülkede yapılan bir ankete göre, kongre bürolarına fiyat veren kişilerin yüzde yüzü, derneklerin son beş senedir, teklifler arasında yapacağı değerlendirmede yegane kıstaslarının teklifte sunulan rakam olduğu kanısında olduğunu belirtmiş. Fakat 202 kişi olarak belirtilen çevrimiçi ve canlı katılımcılar arasındaki anket ise, güçlü adaylar tarafından yapılan çok yakın tekliflerde, %75 oranında bir çoğunluk, derneğin misyon ve amaçları (strateji) doğrultusunda karar vrmesi gerektiğine inandığı görüşünü belirtmiş. Yüzde 14’lük bir kesim, delege deneyimi ve destinasyonun çekiciliğinin (güzellik) ön planda olması gerektiği fikrindeyken, %12, finansal desteğin (para) seviyesi konusunda oyunu kullanmış.

Duygusallıktan Rasyonelliğe
Martin Sirk, “panelimiz, eski günlerde teklif sürecinin tamamen destinasyonun çekiciliği üzerine odaklandığı ve kazanan tekliflerin de karar verici merciinin duygusal yanına oynayanların kazandığı konusunda fikir birliğine vardı,” diyor bir açıklamasında. “Son 10 yılda, dernek toplantıları için destinasyon seçimindeki karar verme süreci, duygusallıktan rasyonelliğe geçiş yapmış durumda, ama son karar hala ağırlıklı olarak güven ve ilişkilerin etkisi altında veriliyor. Sadece lojistik ihtiyaçların giderilmesi yetmiyor; başarılı bir teklif için bir dernek toplantısının altyapı ve konaklaması için psikoloji ve derneğin stratejisini de çok iyi anlamak gerekmekte.”

Sübvansiyonlar
Panel ayrıca sübvansiyonlar konusuna da değiniyor. “Biz tedarikçiler büyük bir  hata yaptık; pazarlama bütçemizi, “etkinlik destek” bütçesine çevirdik,” diyor Director of Marketing & Sales, Barceló Congresos’un Pazarlama ve Satış Direktörü ve aynı zamanda ICCA Yönetim Kurulunda 1. Başkan Yardımcısı ve Sayman olarak görev yapan Juan Jose Garcia. “Sektörümüz, karar verme sürecinde önemli bir rol oynamak için sübvansiyonları kabul etmemeli. Teklif aşamasında başarılı olmak için tedarikçi olarak bizler, müşterilerimizi tanımak zorundayız. Derneklerin birer stratejik ortaklarına dönüşmemiz gerekiyor: Tekliflerimizi, derneğin misyon ve amaçları doğrultusunda yapmak ve bu misyon ve amaçların yerine getirilmesinde yardımcı olmak durumundayız. Delege sayılarını artırma ve sponsorlarını tanımlama konularında yardımcı olmalıyız. Bedeller üzerinden yapılacak rekabet, müşterilerinizi tanımadığınız için ödediğiniz bir bedeldir.”

Araştırma ve Veri Bankası
Panel, tedarikçilerin dernek tekliflerinde başarılı olabilmek için, süreç, zihniyet ve kati faktörleri araştırmak suretiyle potansiyel müşterileriyle bir ilişki kurma gereksiniminde oldukları sonucuna vardı. Veri bankası, bu süreçte önemli bir rol oynamakta.

“Veri bankası işimizin çehresii değiştirdi,” diyor Garcia. “Birçok derneği ve dernek yöneticilerini, henüz onlara yaklaşmadan tanıyoruz. ICCA’nın yeni Veri Araştırması sayesinde ICCA üyesi tedarikçiler, Google Scholar ve Microsoft Academic aramalarını kullanarak entelektüel uzmanlık alanları ve coğrafi lokasyonlara göre önde gelen kurumları tespit edebiliyor. Bu durum, derneğin stratejik ihtiyaçlarını karşılayacak başarılı bir teklif hazırlamak için bir tedarikçiyle işbirliğine girebilecek potansiyel yerel temsilcileri tespit etmek için hayati önem taşıyor.”

Teklif Vermenin Ötesi
Sirk, “Orta Doğu gibi bölgelerde görüyoruz ki tedarikçiler, yerel bilimsel endüstriyi yeni bölgesel etkinlikler yaratmak için kullanıyor. Ayrıca, yeni ortaklıklar kuran önde gelen destinasyon örneklerini de bilmekteyiz. Örneğin, Viyana ve Barselona, medikal derneklere her iki destinasyon için birden fazla yıllık teklifler hazırlamakta. Dünya Enerji Birliği, bu birlik içinde tatlı bir rekabet ortamı yaratarak enerji konulu toplantı ve destinasyonlar için teklif veriyor. Bu örneklere ilave olarak BestCities ve Dünya PCO Birliğini gösterebiliriz. Bu gelişmeler, başarılı tekliflerin ötesine geçiyor  ve bir sonraki hibrid oturumumuz için enteresan bir konu başlığı seçeneğini de ortaya koymuş oluyor,” diyor.